Informativa privacy

1. Ambito e ruoli

L’informativa riguarda i visitatori del sito, gli utenti degli account, i referenti e collaboratori dei locali e le persone che contattano l’assistenza. Per la gestione della piattaforma e del rapporto con gli utenti, Hostience determina finalità e mezzi dei trattamenti descritti in questa pagina.

Quando prenoti presso un locale, è quel locale a determinare l’utilizzo dei dati per la prenotazione e il servizio di ristorazione. Hostience fornisce gli strumenti tecnici e tratta i dati per conto del locale. Per informazioni sul suo trattamento o richieste relative alla prenotazione, puoi rivolgerti ai contatti del locale indicati nel menu o nella conferma. Il supporto Hostience può aiutarti a individuare il canale competente.

Stripe/Link e alcuni altri fornitori svolgono inoltre trattamenti propri, per esempio per pagamenti, obblighi fiscali, prevenzione delle frodi o sicurezza dei loro servizi. Le loro informative descrivono tali attività.

2. Dati che possono essere trattati

Account e accessi: email, dati del profilo, credenziali gestite dal sistema di autenticazione, identificativi dell’account, sessioni, ruoli, inviti e verifiche di sicurezza. Se scegli l’accesso con Google, vengono ricevuti i dati autorizzati attraverso quel flusso, come identificativo, email e informazioni del profilo.

Locali e contenuti: denominazione e recapiti del locale, impostazioni, menu, categorie, piatti, immagini, testi e traduzioni, pubblicazioni, link e QR. I contenuti pubblicati sono accessibili a chi dispone del link e possono essere indicizzati o condivisi secondo le impostazioni e la natura della pagina.

Prenotazioni: nome, recapiti richiesti dal locale, data, ora, numero di persone, stato della richiesta, eventuali note e messaggi operativi. Assistenza: informazioni inviate nel ticket o nell’email, allegati, risposte e dati necessari a comprendere il problema.

Fatturazione: dati aziendali e fiscali, indirizzo ed email di fatturazione, piano, periodicità, riferimenti e stato di pagamenti, fatture e rimborsi. Il numero completo della carta e il codice di sicurezza vengono inseriti sui sistemi del prestatore di pagamento, non nei moduli gestiti da Hostience.

Dati tecnici: indirizzo IP, data e ora delle richieste, informazioni sul browser o dispositivo, log di sicurezza, errori, identificativi tecnici e risultati dei controlli anti-abuso. Il contenuto esatto dipende dalla funzione usata e dall’infrastruttura coinvolta.

3. Finalità, basi giuridiche e conferimento

Creazione dell’account, accesso, erogazione delle funzioni richieste, assistenza e gestione dell’abbonamento: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato. Per i dati di collaboratori e referenti che agiscono per un’organizzazione, il trattamento si fonda sull’interesse legittimo a gestire quel rapporto professionale, nel rispetto dei loro diritti.

Adempimenti contabili, fiscali e richieste legittime delle autorità: obblighi di legge. Prevenzione di abusi, protezione degli account, sicurezza della piattaforma, gestione degli incidenti e tutela dei diritti: interesse legittimo alla protezione del servizio e dei soggetti coinvolti, valutato rispetto ai diritti degli interessati.

Le funzioni facoltative richiedono i dati necessari alla relativa operazione: per esempio testi da tradurre o contenuti da pubblicare. Il consenso viene richiesto quando costituisce la base appropriata per un trattamento facoltativo; l’accettazione delle condizioni o la lettura dell’informativa non equivalgono a un consenso generale a qualunque uso dei dati.

I dati indispensabili sono quelli necessari al funzionamento della specifica richiesta. Se non vengono forniti, può non essere possibile creare l’account, verificare l’accesso, elaborare una prenotazione o concludere l’acquisto. Gli altri campi sono facoltativi secondo quanto indicato nell’interfaccia. I dati non sono venduti per finalità pubblicitarie.

4. Prenotazioni e dati da non inserire

Il locale sceglie i dati richiesti e le impostazioni di conservazione delle prenotazioni. Hostience li utilizza per registrare la richiesta, mostrare disponibilità e agenda, aggiornare lo stato e inviare le comunicazioni collegate. Questi messaggi sono di servizio, non iscrizioni a comunicazioni promozionali.

Non inserire nei campi liberi documenti sanitari, diagnosi, dati giudiziari, informazioni finanziarie non richieste o altri dati particolari. Per esigenze alimentari o personali delicate, contatta direttamente il locale attraverso un canale appropriato. Il locale è responsabile della base giuridica e delle informazioni necessarie quando decide di raccogliere dati ulteriori.

Se un dato viene inserito da un referente, collaboratore o locale anziché direttamente dalla persona interessata, la fonte è quel soggetto. Le categorie e le finalità restano quelle della funzione usata; gli interessati possono chiedere ulteriori informazioni al locale o al supporto, secondo il ruolo rispettivamente svolto.

5. Fornitori e destinatari

I dati sono accessibili alle persone autorizzate che ne hanno necessità per erogare il servizio e, per i dati del locale, ai suoi collaboratori secondo i permessi assegnati. Possono essere comunicati a fornitori tecnici, consulenti incaricati e autorità quando necessario e nei limiti della relativa finalità.

Supabase fornisce autenticazione, database e archiviazione dei file. Vercel fornisce hosting e distribuzione dell’applicazione. Resend gestisce l’invio delle email operative e i relativi eventi di consegna. Cloudflare Turnstile interviene nei controlli anti-abuso dei moduli protetti. OpenAI riceve i testi necessari quando un utente avvia una funzione di traduzione automatica. Google interviene se viene scelto il relativo accesso.

Stripe/Link gestisce i pagamenti e le attività connesse, inclusi obblighi propri come merchant of record nelle transazioni Managed Payments. Hostience riceve gli esiti e i riferimenti necessari alla gestione del servizio; non acquisisce i dati completi della carta.

Per le attività svolte per conto di Hostience o del locale, i rapporti con i fornitori devono essere regolati dagli accordi sul trattamento applicabili. Per le finalità autonome dei fornitori valgono le rispettive informative. Informazioni sui ruoli e sui destinatari pertinenti alla tua richiesta possono essere ottenute scrivendo al supporto.

6. Traduzioni automatiche e controlli di sicurezza

La generazione delle traduzioni avviene su richiesta dell’utente. Vengono trasmessi al fornitore AI i testi selezionati e il contesto necessario alla traduzione; non occorre inserire dati personali dei clienti in tali testi. I risultati possono essere corretti dal locale prima di renderli disponibili al pubblico.

OpenAI dichiara che i dati dell’API non vengono utilizzati per addestrare i modelli per impostazione predefinita; si applicano comunque le condizioni e i tempi di conservazione del servizio API effettivamente utilizzato. Non viene dichiarata una cancellazione immediata o una configurazione a conservazione zero.

I controlli anti-abuso possono analizzare segnali tecnici del browser, del dispositivo e delle richieste per individuare automazioni o accessi sospetti. La piattaforma non usa tali controlli per prendere decisioni su credito, lavoro o altri diritti analoghi. Se un controllo impedisce un accesso legittimo, è possibile contattare support@hostience.com.

7. Luoghi del trattamento e trasferimenti

Il database principale di produzione è configurato in una regione europea. Questo non significa che ogni attività di assistenza, sicurezza, distribuzione o elaborazione dei fornitori avvenga esclusivamente nello Spazio economico europeo.

I fornitori possono trattare dati anche in altri Paesi. Gli eventuali trasferimenti richiedono i presupposti previsti dal GDPR, come una decisione di adeguatezza applicabile oppure garanzie appropriate, fra cui le clausole contrattuali standard, con le misure necessarie al caso concreto. Per conoscere i destinatari e le garanzie pertinenti al proprio trattamento, o richiederne copia nei limiti consentiti, si può scrivere a support@hostience.com.

Le informative e le condizioni dei fornitori riportano ulteriori dettagli: Supabase (supabase.com/privacy), Vercel (vercel.com/legal/privacy-policy), Resend (resend.com/legal/privacy-policy), Cloudflare Turnstile (cloudflare.com/turnstile-privacy-policy), OpenAI (openai.com/policies/privacy-policy), Stripe (stripe.com/privacy) e Google (policies.google.com/privacy).

8. Conservazione e cancellazione

Dati dell’account e contenuti del servizio sono conservati durante il rapporto e successivamente solo per le operazioni necessarie alla chiusura, per obblighi di legge o per la tutela di diritti. La cancellazione del rinnovo non elimina automaticamente l’account e i suoi contenuti.

Per le prenotazioni il periodo operativo dipende dalle impostazioni del locale; al suo termine è prevista la cancellazione o anonimizzazione secondo il trattamento applicabile. Per il periodo riferito a una prenotazione specifica occorre rivolgersi al locale. I dati necessari a gestire una richiesta ancora aperta o una contestazione possono essere conservati separatamente per il tempo pertinente.

Richieste di assistenza e corrispondenza sono conservate per gestire il caso e documentare gli interventi, con eventuale conservazione ulteriore limitata a obblighi o controversie. Log, code email, eventi di sicurezza e registrazioni delle operazioni seguono tempi proporzionati alla diagnosi, alla prevenzione degli abusi e alla verifica degli esiti; i dati che non sono più necessari devono essere eliminati o resi non identificativi.

Documenti contabili e dati di transazione sono conservati per i periodi richiesti dalla normativa e, per le attività proprie del prestatore di pagamento, secondo le sue regole. Copie tecniche o di backup possono permanere fino alla sostituzione o eliminazione prevista, restando protette e non utilizzate per finalità ordinarie diverse da recupero e sicurezza.

Le bozze conservate nel browser restano sul dispositivo fino al salvataggio, alla sostituzione o alla cancellazione dei dati del sito. I contenuti resi pubblici possono essere stati copiati o conservati da terzi: la loro rimozione da Hostience non elimina automaticamente ogni copia esterna.

9. Cookie e tecnologie del browser

Hostience usa tecnologie necessarie per autenticazione, mantenimento del locale selezionato, preferenze privacy, protezione dagli abusi e recupero di bozze richieste dall’utente. Nella configurazione applicativa attuale non sono installati strumenti opzionali di marketing o profilazione pubblicitaria.

La Cookie Policy e il pannello Preferenze cookie descrivono le tecnologie gestite dalla piattaforma e le eventuali scelte disponibili. Cancellare o bloccare i dati tecnici può interrompere la sessione o eliminare bozze non salvate. Le pagine Stripe/Link e Google aperte su richiesta dell’utente applicano anche le proprie informative e impostazioni.

L’inserimento futuro di strumenti facoltativi richiede l’aggiornamento delle informazioni e, quando necessario, la raccolta del consenso prima della loro attivazione. La mera navigazione o la mancata interazione non viene interpretata come consenso a finalità facoltative.

10. Diritti e contatti

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR puoi chiedere accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione ai trattamenti fondati sull’interesse legittimo. Quando un trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo senza pregiudicare la liceità delle attività svolte prima della revoca.

Invia la richiesta a support@hostience.com, indicando il servizio o l’account interessato e la richiesta concreta. Per proteggere i dati può essere necessaria una verifica proporzionata dell’identità; evita di allegare documenti non richiesti. Le richieste relative ai trattamenti del locale vengono gestite con il locale competente.

Il riscontro avviene di regola entro un mese; nei casi complessi il termine può essere esteso secondo il GDPR, comunicando motivi e tempi. Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, tramite garanteprivacy.it, oppure all’autorità competente secondo le regole applicabili, e ricorrere alla tutela giudiziaria.

11. Aggiornamenti

Questa informativa viene aggiornata quando cambiano trattamenti, funzioni o fornitori rilevanti. La data è indicata all’inizio della pagina. Le variazioni sostanziali sono comunicate con modalità adeguate al rapporto con l’utente; quando necessario viene richiesta una nuova scelta o un nuovo consenso.

Per domande sul servizio, sui dati o su questa informativa, il contatto unico è support@hostience.com.